让自费出国留学人员比较头疼的一个重要问题就是本人档案的存放和管理。尤其是高校在校生、研究生和虽已毕业但未参加毕业分配的高校毕业生、毕业研究生，自动离职人员、辞职人员、高中毕业生、高中在校生等，他们或者尚未参加工作（无就业身份），或虽曾参加工作但已和原单位脱离关系，大都因此失去了干部身份。人才交流中心、国家机关、企事业单位均不能接管他们的档案，将档案存到街道又会为日后回国就业带来很多麻烦和困难。为了解决留学人员的后顾之忧，经国家主管部门批准，教育部留学服务中心于1997年成立了“留学人员档案管理办公室”（以下简称“留学人员档案室”），专门从事留学人员档案的管理工作，使出国留学人员遇到的有关问题迎刃而解。

　　服务对象

　　-国家公派本科生和在校研究生以及已和原单位脱离关系的其他原公派留学人员；

　　-自费出国留学人员，包括在校高中生、高中毕业生、高等学校在校大学生、研究生、高校毕业生、毕业研究生，辞职或离职的原公职人员以及出国探亲、访友、陪读、移民等改为自费留学的人员；

　　-赴中国香港和澳门学习的本科生和研究生；

　　-赴新加坡等国家留学的奖学金生；

　　-暂未在国内落实工作单位的留学回国人员；

　　-虽已落实工作单位，但因无就业身份和当地户口，单位尚不能接收其档案人员。

　　办理存档的程序

　　按照本人自愿、单位同意的原则办理存档手续，具体程序如下：

　　1、申请存档人员须持本人护照（如需通过留学人员档案室申办因私护照者，需携带本人身份证、户口卡）入学证明、及原单位介绍信办理存档手续。

　　2、经核符合存档条件者，档案室发调档函调档；

　　3、与存档人员签订存档合同书；

　　4、存档人员按规定交纳档案管理费。

　　如申请者已在国外，委托他人代办者，需出具本人签名的代办委托书、护照及入学证明的复印件，由代办人持个人有效证件办理。

　　调档手续

　　存档人员因故不能出国留学，或留学未果，或学成回国，待国内就读学校（指继续在国内读书的）或工作单位落实后可办理档案调出手续。届时存档人员需持“留学存档协议书”（赴新加坡和港、澳学习的项目可免）、录用单位接收证明（继续在国内学校学习的，由学校出具接收证明）和调档通知单以及原交费收据到本室结清档案管理费并办理调档手续。委托他人办理的，除上述材料外，还需携带本人的书面委托书和代理人的有效证件和身份证、工作证等。

　　存档期间的服务

　　-协助具有大专以上学历人员办理自费留学资格审查；

　　-办理申办护照和因私赴港、澳通行证的政审手续；

　　-开具出生、亲属关系、未犯罪、学历、经历等有关人事证明；

　　-为申请结婚登记人员开具婚姻状况证明；

　　-为内地学生（项目）在香港高校毕业后留港工作签署赴港就业同意书；

　　-收集整理存档人员出国留学期间形成的档案材料，完善留学期间的档案；

　　-档案转递。

　　档案管理收费办法

　　每份档案管理费每月20元。长期存档，一次交清三年的管理费，三年内调出档案者，多交部分予以退还，三年后继续存档者，需按规定续交档案管理费。临时存档，从档案转入当月一次交清三个月的管理费，以后每三个月交一次。

　　联系方式

　　通讯地址：北京海淀区学院路15号教育部留学服务中心留学人员档案室

　　邮政编码：100083

　　电话：010-82301015（直拨）010-82301006转327